传统的档案管理由于方式落后、设备陈旧等因素，造成管理质量差、查找速度慢、使用效率低，甚至发生档案资料损毁、丢失等现象。江西交工梨东改扩改扩建项目A1标经理部为全面推动档案管理规范化进程，深入践行国家建设项目档案管理新变革，率先配备智慧档案室，打造“数字化+标准化”档案管理新模式，为梨东改扩建项目倡导的“梨东样板”树立打造了亮点，形成了可复制的智慧档案管理模式。据介绍，梨东改扩建项目A1标智慧档案室具有如下技术特点：

自动识别技术。智慧档案室主要应用射频识别技术、二维码识别技术、传感器技术和各种先进的声像记录技术，用于实体档案识别与保护、人员身份识别等。通过互联网，工作人员可以精准掌握实体档案的位置、管理状况等，实现实体档案与数字档案的无缝连接，以便档案管理人员实时掌握每一份档案的状态，实现管理者与档案的沟通，提高查找资料的便捷性。

绿色智能环控。档案室的存放环境在很大程度上影响了纸质档案的寿命，其环境中的温湿度、二氧化碳、粉尘、臭氧等因素会直接影响到档案的存放时间。梨东改扩建A1标智慧档案室中环控系统包括恒温恒湿一体机、空气监测质量仪、空调、空气消毒设备等，可针对档案室的环境缺陷进行智能控制及实时调整，延长实体档案使用寿命。

多重智能安防。工程资料作为工程建设的过程档案，如同工程实体一样重要。传统档案管理模式下，如发生火灾、档案丢失、被盗、泄密等情况，势必给企业带来极大的损失。梨东改扩建A1标智慧档案室配备智能安防系统，包括动态视频监控系统、防火报警系统、防盗报警系统、智能门禁管理系统等，当发生险情或异常情况时，及时报警、通知管理人员，为档案上了一把“安全锁”、建了一面“防火墙”。

电子版大容量。梨东改扩建项A1标智慧档案室配备9排4档6层的密集柜，可容纳近5000册档案，在有限的空间扩大档案存储量。在智慧档案室中，档案数字化系统把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，可存放海量电子档案。将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

梨东改扩建A1标档案室的智慧赋能建设，实现电子文件采集、整理、归档及电子档案鉴定、保存、销毁、统计、编研、检索、利用、移交等全流程信息化管理，实现了门禁系统、视频监控系统安防智能化智慧模式，实现了档案重地环控数字化、标准化设定和监测。对档案分类整理、施工资料归集、档案本身的安全保存及后期资料归档移交等方面将达到质的提升。